заказать обучение

Практический смысл знать основы эффективного управления запасами. Часть 1.

В этой статье бизнес-консультант Игорь Чугунов, директор «Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова» отвечает на вопросы, связанные с основами эффективного управления запасами предприятия.
                Эта статья дополняет обучающую информацию модуля "Основы эффективного управления запасами Как надо", модуля "Практические системы эффективного управления запасами Как надо и их проектирование", модуля "Эффективное управление Как надо запасами материальных ресурсов поточного производства" и модуля "Эффективное MRP управление запасами материальных ресурсов заказного производства", объясняя практическую значимость их содержания.
Часть 1.
Что означает «эффективное управление запасами»?
Разберем это словосочетание по частям: запасы, управление, эффективность.
Запасы (stocks - англ.) - это поставляемые сырье, материалы, комплектующие, производимое из них незавершенное производство, готовая продукция, закупаемые товары, средства производства и предметы труда, хранящиеся на предприятии. Они образуются каждый раз, когда входящие или исходящие материальные ресурсы на предприятии  не используются, хотя доступны. Запасы - это материальный поток, прекративший свое движение, временно или надолго (навсегда). Без запасов, хотя бы минимальных, невозможно производство готовой продукции, работ, услуг, невозможна торговля товарами. Поэтому у любого предприятия запасы есть в том или ином количестве.
Запасами необходимо управлять, что означает планирование запасов, реализацию плана запасов, контроль запасов, улучшение управления запасами. Объектом управления запасами является каждая SKU (Stocks Keeping Unit – англ., единица учета запаса) – номенклатурная позиция, из которых состоит номенклатурный перечень хранимых запасов в каждом месте их хранения. Именно по SKU планируются запасы, реализуется план запасов, запасы контролируются или улучшаются решения по управлению запасами.
Управление запасами предприятия должно быть эффективным. Эффективность - это способность выполнять правильную работу правильным способом. Правильная работа на предприятии, связанная с запасами – это своевременное и в требуемом объеме перемещение материальных ресурсов со склада материальных ресурсов в производство готовой продукции, работ или услуг, своевременная и в заказанном объеме продажа товаров оптовому покупателю, розничному покупателю или конечному потребителю. Правильность работы на рынке покупателя определяется требованиями потребителей, так как удовлетворение потребностей потребителей – это путь к удовлетворению потребностей предприятия в чистой прибыли от своей деятельности. Правильную работу необходимо выполнять правильным способом, т.е. за счет таких доходов и затрат, разница между которыми (чистая прибыль) является оптимально большой.
Таким образом, эффективное управление запасами предприятия – это своевременное удовлетворение потребностей внутренних (производство) и внешних потребителей (покупателей) в требуемом количестве запасов по каждой SKU, которое связано с оптимально уменьшенными затратами на управление запасами, что при прочих равных условиях равнозначно оптимальному увеличению чистой прибыли предприятия.
Эффективное управление запасами всех видов во всех местах их хранения является потребностью предприятия, поставившему перед собой высшие экономические цели, связанные с оптимальным увеличением чистой прибыли, положительного чистого денежного потока и своей рыночной стоимости.
С какими запасами предприятия связано эффективное управление запасами?
Эффективное управление запасами связано с запасами материальных ресурсов (сырье, материалы, комплектующие) для производства готовой продукции, запасами незавершенного производства, запасами готовой продукции во всех местах их хранения (центральный распределительный склад предприятия, региональные склады предприятия), запасами товаров на складах дистрибьюторов и в рознице (розничных магазинах, аптеках, автозаправочных станциях, станциях технического обслуживания и т.п.). Особенностью этих запасов является то, что они регулярно расходуются и регулярно восполняются за счет поставок, так как являются инструментом удовлетворения текущего спроса потребителей на продукцию (готовую продукцию, работы, услуги, товары) или удовлетворения потребностей производства в материальных ресурсах..
Какие предприятия являются потенциальными клиентами для внедрения эффективного управления запасами?
Потребность во внедрении эффективного управления запасами есть у любого предприятия, у которого есть запасы, любой отрасли экономики. Степень актуальности внедрения эффективного управления запасами может быть разной, что зависит от общего размера и стоимости хранимых запасов. Количественно оценить степень актуальности внедрения эффективного управления запасами можно с помощью расчета коэффициента отвлечения оборотных активов предприятия в запасы по следующей формуле:
КООА з = Стоимость запасов по балансу/ Стоимость оборотных активов по балансу,
 где: КООА з – коэффициент отвлечения оборотных активов в запасы, %;
        Стоимость запасов по балансу – это стоимость запасов всех видов по финансовому балансу предприятия на дату его составления, денежные единицы;
        Стоимость оборотных активов по балансу – это сумма стоимости запасов всех видов, стоимости дебиторской задолженности всех видов и стоимости денег и их эквивалентов по финансовому балансу предприятия на дату его составления, денежные единицы.
Экономический смысл этого коэффициента состоит в том, что он показывает какая доля оборотных активов предприятия отвлечена в запасы. Эффективность управления оборотными средствами, в первую очередь запасами и дебиторской задолженностью предприятия, определяет эффективность всего предприятия. Поэтому, если в запасы отвлечена незначительная доля оборотных активов, например, меньше 10%, то значимость качества управления запасами для эффективности всего предприятия незначительная. По мере роста значения этого коэффициента значимость качества управления запасами возрастает. У типичного среднего или крупного промышленного предприятия, производящего готовую продукцию, работы или услуги или торгового предприятия значение КООАз близко к 50% и больше. Актуальность внедрения эффективного управления запасами в этом случае уже очень большая, так как у предприятия в этом случае заметно проявляются легко распознаваемые симптомы неэффективного управления запасами, которые, как хроническая зубная боль, постоянно напоминают о себе. Более того, неэффективное управление запасами в этом случае, как правило, уже заметно ухудшило  способность предприятия генерировать чистую прибыль и деньги, и вызвало негативные тенденции в ухудшении финансового состояния предприятия по рентабельности капитала и ликвидности.
Каковы типичные симптомы неэффективного управления запасами предприятия, наблюдаемые на практике?
К таким типичным симптомам неэффективного управления запасами предприятия относятся следующие:
(1) несмотря на общий большой размер запасов регулярно наблюдается нехватка запасов по одним SKU при наличии избытка по другим SKU: то, что надо в данный момент -  не хватает, того что не надо в данный момент -  в избытке. С течением времени такая картина по большинству SKU периодически меняется: по SKU то не хватает запаса, то - избыток. Следствием является периодическая задержка начала или остановки производства готовой продукции, работ, услуг, увеличение сроков производства, невыполнение производственного плана по некоторым SKU готовой продукции, работ, услуг, претензии покупателей (когда уже будет поставка?), потеря продаж продукции и клиентов, которые уходят к более успешным конкурентам по уровню обслуживания потребителей из запаса;
(2) отдел закупок никак не может угадать в каком размере и когда выдавать поставщикам заказы по SKU, чтобы запасов всегда хватало и не было избытка запасов;
3) финансовый директор регулярно информирует генерального директора о том, что значимой причиной невысокой (низкой) чистой прибыли или даже убытков является высокий уровень запасов материальных ресурсов и/или готовой продукции и/или товаров. Генеральный директор начинает «прессовать» начальника отдела материально-технического снабжения и/или директора по логистике, директора по продажам с целью уменьшения запасов при условии выполнения плана продаж;
(4) финансовый директор задерживает оплату счетов, так как в бухгалтерии уже накопилась пачка неоплаченных счетов, вызванных нехваткой денег для расчетов по обязательствам. Деньги, по его словам, «заморожены» в запасах и дебиторской задолженности за товары, работы, услуги, откуда их должны достать те, кто их там "заморозил". А в банке кредит брать невыгодно, так как там драконовские проценты, и если кредит взять, то чистая прибыль вообще рухнет вместе с дивидендами для собственников или акционеров под тяжестью процентов по кредитам. Чтобы решить проблему оплаты счетов, чистой прибыли и дивидендов необходимо ускорить оборачиваемость запасов и дебиторской задолженности, что должны сделать те, кто отвечает за запасы и дебиторскую задолженность за товары, работы, услуги;
(5) чистая прибыль предприятия является невысокой (низкой, очень маленькой) или предприятие несет убыток в ситуации, когда уровень запасов высокий при их низкой оборачиваемости;
(6) на складах наблюдается значимый уровень неликвидных и/или медленно оборачивающихся запасов, занимающих место и мешающих размещению на хранение запасов по другим SKU. Кроме того, в неликвидных запасах «заморожены» деньги предприятия и с этим надо что-то делать;
(7) запасы по разным SKU прибывают от разных поставщиков как на зло в одно и тоже время, что вызывает аврал на складе (внеурочная работа, необходимость привлечения дополнительной транспортно-подъемной техники, очередь транспортных средств на разгрузку, необходимость привлечения дополнительных грузчиков, необходимость в дополнительной площади и объеме для хранения запасов) при приемке, сортировке и размещении запасов на хранение. К тому же в эти моменты не хватает площади (объема) склада для хранения всего объема поступивших запасов. Приходиться размещать запасы под навесами, в гаражах для автомобилей, на производственных площадях и других местах, непредназначенных для хранения запасов. В другие моменты складская площадь (объем) оказывается частично не используемой. Часто в этой ситуации строят дополнительный новый склад по последнему писку логистической моды с автоматизированным документооборотом, что автоматизирует существующий бардак в управлении запасами и увеличивает затраты на управление ими, уменьшая чистую прибыль предприятия, или снижая еще больше скорость ее роста по сравнению со скоростью роста выручки от реализации продукции;
(8) при посещении складов своего предприятия его владельцы задают вопрос о том, почему так много запасов на складах, когда им постоянно не хватает чистой прибыли и дивидендов. «Так вот где наша чистая прибыль и дивиденды!» -  говорят они с возмущением и ставят задачу директору предприятия срочно уменьшить запасы, получить чистую прибыль, начислить и выплатить дивиденды, а также научиться работать более прибыльно постоянно.
Эти типичные симптомы являются примерами из практики реальных предприятий, которым предоставлялись «Бизнес-консалтингом Игоря Чугунова» услуги обучения или экспертного управленческого консультирования по эффективному управлению запасами.
Лучший вариант - не дожидаться возникновения проблем с запасами, а потом решать эти проблемы по мере их осознания методом практического тыка на почве незнания, а на этапе начала деятельности предприятия внедрить эффективное управление маленькими запасами, которое превратится по мере роста предприятия в эффективное управление большими запасами. Вспомните народную мудрость: «Береги здоровье с молоду!».
 
Почему эффективное управление запасами является значимой возможностью для увеличения чистой прибыли предприятия?
Для большинства предприятий большинства отраслей экономики (видов экономической деятельности) в условиях рынка потребителей  характерно отсутствие уникального или значимого конкурентного преимущества в продукции, которое постоянно проявляется в огромной очереди потребителей готовых покупать продукцию по высоким (премиальным) ценам, по предоплате и забирать самовывозом.
Для большинства предприятий большинства отраслей экономики в условиях рынка потребителей характерно другое: соответствие продукции требованиям государственных стандартов (техническим условиям предприятия) по качеству, большое количество прямых конкурентов, продукция которых не хуже, чем у предприятия, ограниченная покупательская способность клиентов, которые считают свои деньги, отсутствие очередей покупателей, требование продажи продукции с большой отсрочкой платежа, постоянного наличия требуемой продукции на складе, бесплатной доставки продукции. Это типичная ситуация 98% предприятий в 98% видах экономической деятельности. Только естественная монополия, связанная с уникальным конкурентным преимуществом в потребительских свойствах продукции, в том числе в ее цене, на востребованную продукцию или искуссвенная монополия на нее, могут создать очередь из потребителей, необходимость покупки по назначенной высокой цене и предоплате и в самовывозе (самовыносе).
Поэтому в ситуации 98% предприятий в 98% видах экономической деятельности статистика говорит о следующей ситуации с выручкой от реализации продукции и затратами предприятия:
(1) выручка от реализации продукции является ограниченной достигнутым объемом продаж продукции и ценой ее реализации. Объем продаж продукции невозможно значимо увеличить без еще большего увеличения размера затрат. Цену реализации невозможно значимо увеличить, так как тут же и в большей мере упадут продажи продукции из-за неконкурентоспособности цены, ограниченной платежеспособности покупателей и эластичности спроса по цене. Следствием является ограниченная и небольшая чистая прибыль и небольшой остаток временно свободных денежных средств предприятия, которых не хватает на всех их внутренних потребителей: на самофинансирование инвестиционных проектов предприятия, на дивиденды владельцам предприятия, на увеличение или выплату заработной платы персоналу предприятия, на покупку по предоплате дефицитных ресурсов для предприятия, на … еще много чего;
(2) примерная структура долей затрат предприятия в выручке от реализации продукции за период времени (месяц, квартал, год) для промышленного  предприятия, производящего готовую продукцию, или торгового предприятия: 50% - себестоимость произведенной продукции (себестоимость реализованных товаров), 30% - совокупные логистические затраты, 20% - другие затраты, связанные с маркетингом, управлением финансами, управлением персоналом и вспомогательными видами деятельности предприятии и чистая прибыль предприятия.
Высшей экономической целью предприятия является оптимальное увеличение чистой прибыли. Чистая прибыль – это разница за период времени (месяц, квартал, год) между выручкой от реализации продукции и совокупными расходами предприятия за этот период:
Чистая прибыль = Выручка от реализации продукции - Совокупные расходы предприятия.
 В условиях 98 % предприятий в 98 % видах экономической деятельности при ограниченной выручке от реализации продукции и небольшой чистой прибыли ее значимое увеличение возможно за счет оптимального уменьшения совокупных затрат предприятия.
Если в производстве продукции или в закупке товаров, с которым связано примерно 50% доля совокупных затрат предприятия в выручке от реализации продукции, приняты все возможные меры по оптимальному уменьшению себестоимости произведенной (закупленной) продукции, а увеличенная чистая прибыль все еще недостаточна, то второй значимой возможностью оптимального увеличения чистой прибыли после оптимального уменьшения себестоимости произведенной (закупленной) продукции является уменьшение совокупных логистических затрат предприятия.
В 100% совокупных логистических затрат предприятия наибольшая доля связана с затратами на управление запасами, составляющая 35…40%, в то время как вторая по величине доля связана с затратами на транспортировку грузов во входной и выходной логистике предприятия, равная 25…40%. Таким образом, исходя из размера доли в совокупных логистических затратах предприятия, начинать оптимизацию логистики предприятия, как правило, необходимо с управления запасами, трансформируя его в эффективное управление запасами.
Перемножение доли совокупных логистических затрат предприятия в выручке от реализации продукции на долю затрат на управление запасами в совокупных логистических затратах дает долю затрат на управление запасами в выручке от реализации продукции:
                                    30% * (35…40%) = 10,5…12%.
 
Эффективное управление запасами, связанное с оптимальным уменьшением затрат на управление запасами, позволяет уменьшить эту долю примерно на 1…3% и более в зависимости от степени текущей неэффективности управления запасами при прочих равных условиях,  что равнозначно оптимальному увеличению чистой прибыли предприятия на 1…3% и более от выручки от реализации продукции за счет эффективного управления запасами.
Например, если годовая выручка от реализации продукции предприятия составляет 100 миллионов гривень (примерно 8,33 миллиона гривень в месяц), что свойственно среднему предприятию, при 3 миллионах гривнях чистой прибыли в год, то прирост годовой чистой прибыли за счет эффективного управления запасами составит 1…3 миллиона и более гривень. Если сейчас годовая чистая прибыль предприятия равна 3 миллионам гривень, то является ли значимым ее увеличение на 33…100% или до 4…6 миллионов гривень за счет внедрения эффективного управления запасами?  Конечно!
Чем большей является выручка от реализации продукции, тем больше абсолютный прирост чистой прибыли предприятия за счет внедрения эффективного управления запасами. Для крупного предприятия с годовой выручкой от реализации продукции в 1 миллиард гривень этот прирост будет составлять от 10 до 30 миллионов гривень в год и более.
Поэтому эффективное управление запасами является значимой возможностью для увеличения чистой прибыли предприятия и чем больше предприятие, тем больший абсолютный прирост чистой прибыли будет результатом внедрения эффективного управления запасами.
 Бизнес-консультант Чугунов Игорь Иванович,
 Diploma MBA Mgmt. (Open University, Great Britain),
 директор «Бизнес-консалтинга Игоря Чугунова», Киев,
+38 067 327 34 60, + 38 044 572 02 13
 Высококачественное обучение тому, что в первую очередь необходимо в бизнесе для
 оптимального увеличения чистой прибыли, положительного чистого денежного потока
 и рыночной стоимости предприятия.
(067) 327-34-60
(044) 572-02-13