заказать обучение

Практический смысл знать основы эффективного управления запасами. Часть 2.

Во второй части этой статьи бизнес-консультант Игорь Чугунов, директор  «Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова» продолжает отвечать на вопросы, связанные с основами эффективного управления запасами предприятия. Начало в части 1.
 
Часть 2.
Какова роль эффективного управления запасами для логистики предприятия?
Это вопрос о том, что первично, а что вторично в логистике предприятия. Или, другими словами, где должна быть лошадь: впереди телеги или сзади нее.
Логистическая функция «Управление запасами» является «лошадью» по отношению ко всем другим логистическим функциям предприятия, которые являются «телегой». Роль эффективного управления запасами для логистики предприятия является задающей или ведущей: сначала должно быть принято и реализовано решение об эффективном управлении запасами, а затем это решение должно быть «пересчитано» в содержание других логистических функций предприятия, в том числе  «Управление складированием» и «Управление транспортировкой грузов во входной и выходной логистике предприятия».
Действительно, давайте задумаемся, что хранится на складе. Запасы! Следовательно, склад предназначен для запасов, а не запасы создаются в том или ином размере в зависимости от того или иного размера имеющегося склада. Поэтому сначала функция «Управление запасами» должна рассчитать максимальный рентабельный уровень запаса по каждой SKU, который может возникать при пополнении запаса по SKU в спроектированной оптимальной эффективной системе управления запасами, а затем проектировщик склада обязан пересчитать максимальный рентабельный уровень запаса по каждой SKU с учетом массо-габаритных показателей ее единицы запаса  в требуемые размеры основной зоны хранения склада. При этом эти расчеты должны быть выполнены для перспективы не менее 5 лет с учетом прогноза спроса на продукцию предприятия или прогноза производственного потребления материальных ресурсов. Размеры других рабочих зон склада рассчитываются на основе требуемой мощности склада, которая, в свою очередь, зависит от прогноза спроса потребителей на продукцию или прогноза производственного потребления материальных ресурсов.
Если спроектировать и построить или арендовать склад не на основании решения по эффективному управлению запасами, то такой склад с высокой вероятностью будет либо излишне большим, либо  маленьким. В первом случае затраты на хранение запасов окажутся чрезмерными и необоснованными, а во втором случае склад не сможет выполнять свои функции в отношении той части запасов, которые не поместятся в склад. В итоге в обоих случаях пострадает размер чистой прибыли предприятия за счет его уменьшения.
Теперь о транспортировке грузов во входной и выходной логистике предприятия. Что перевозят грузовики от поставщиков на склад входной логистики предприятия. Запасы! Следовательно, если отдел закупок заказывает запасы у поставщика в рентабельном (прибыльном) размере по каждой SKU, то грузовики перевозят запасы в рентабельном размере по каждой SKU. Значит, не запас для существующего у предприятия (заказанного) грузовика  с целью максимального использования его грузоподъемности или грузовместимости, что обычно приводит к завышенному уровню запасов и чрезмерным по размерам грузовикам и складам, а грузоподъемность и грузовместимость грузовика должны соответствовать весу и объему рентабельных по размеру заказам по SKU.
В выходной логистике предприятия грузовики перевозят запасы со склада готовой продукции, который выполняет роль центрального распределительного склада, на распределительно-подсортировочные региональные склады этого же предприятия. Региональный склад должен выдавать заказы на пополнение запасов по SKU в рентабельном размере, что приведет к тому, что возникнет обоснованная возможность оптимизировать грузоподъемность и грузовместимость грузовиков по критерию оптимального увеличения чистой прибыли предприятия, так как в основе этой оптимизации будет лежать эффективное управление запасами. В случае товаров ситуация является аналогичной.
С логистической деятельностью предприятия по управлению запасами и  их транспортировке связано примерно 80% и более совокупных логистических затрат предприятия. Поэтому эффективное управление запасами обеспечивает как удовлетворение потребностей потребителей в требуемом уровне обслуживания потребителей из запаса, так и значимое оптимальное уменьшение совокупных логистических затрат с целью оптимального увеличения чистой прибыли предприятия при прочих равных условиях.
Как понимают проблемы предприятия, связанные с управлением запасами, логистические менеджеры и специалисты предприятий?
Если под логистическими менеджерами и специалистами предприятий понимать тех, кто проходил обучение эффективному управлению запасами в компании «Бизнес-консалтинг Игоря Чугунова», то следует сказать о том, что все они не владели знаниями об эффективном управлении запасами в полном объеме. Некоторые отдельные аспекты небольшой части обучаемых были известны, но полной и детальной системой знаний не владел никто. Степень новизны знаний по эффективному управлению запасами для них, по их же оценкам, составляла в среднем более 50%. С точки зрения обучения – это нормально, так как обучение должно сообщать обучаемым новые необходимые знания для результативного, экономичного и эффективного выполнения ими работы. Какой толк в том, чтобы учить тому, что и так все знают? До обучения они все имели практический опыт управления запасами. Это означает, что они умели каким-либо образом управлять запасами, но не умели и не знали как делать это результативно, экономично и эффективно. Как говорят в Одессе, между просто управлением запасами и эффективным управлением запасами есть очень большая разница.
Обычно в начале каждого обучающего мероприятия по эффективному управлению запасами я говорю о том, что «область знаний и навыков, связанных с логистическим управлением запасами, можно разделить на управление запасами и эффективное управление запасами. В первой области у вас какие-то знания и соответствущие им навыки есть, благодаря опыту даже неудачному. Например, вы знаете, что бывают неликвидные запасы, знаете, что запасы можно характеризовать оборачиваемостью запасов, что нужных запасов не хватает, а ненужные часто лежат на складе. Но эти знания – это результаты наблюдения и запоминания  вами фактов и симптомов неэффективного управления запасами. Эффективное управление запасами материальных ресурсов, например, не возникает само по себе в результате закупки запасов в таком большом количестве, чтобы производство было счастливо от того, что чтобы оно не заказало – все найдется на складе материальных ресурсов в требуемом количестве и всегда, потому что максимизированы запасы материальных ресурсов. Эффективное управление запасами готовой продукции не возникает само по себе в результате того, что производство производит готовую продукцию тогда и в таком большом количестве как это ему экономически выгодно или удобно: за неделю или две производит по всем SKU готовую продукцию в размере месячного спроса, а затем готовится к производству готовой продукции для следующего месяца. В этих двух ситуациях мы и не вспоминали о том, что высшей экономической целью предприятия является чистая прибыль, а не обеспечение производства материальными ресурсами любой ценой, или выполнение плана производства и продаж любой ценой. Эффективное управление запасами начинается с того момента, когда осознанным критерием оптимизации этой деятельности станет оптимальное увеличение чистой прибыли предприятия, что повлечет за собой значительные изменения в той деятельности, которая до это оценивалась как разумно организованная».
Поэтому на момент начала обучения эффективному управлению запасами обучаемые воспринимают проблемы управления запасами своего предприятия лишь на уровне наблюдаемых ими следствий или последствий неэффективного управления запасами, которые как постоянная головная боль напоминают им о себе. О проблемах своих предприятий, связанных с управлением запасами, обучаемые во входных анкетах пишут так:
(1) проблема: ярко выраженные сезонные колебания спроса потребителей, короткий срок реализации товаров (предприятие рынка модной обуви);
(2) проблема: оптимизация складских запасов;
(3) проблема: отсутствует единая стратегия управления запасами, нет понимания закупщиками реальных потребностей в запасах и сроках их поставки;
(4) проблема: отсутствие стратегии пополнения региональных складов и как следствие перезапас на них;
(5) проблема: закупщики не в полной мере понимают свое влияние на показатели управления запасами;
(6) проблема: нам надо ускорить оборачиваемость склада с 9 раз до 12 раз в год, так как это требует финансовый директор;
(7) проблема: отсутствие ожидаемого уровня реализации некоторых SKU и перенасыщение склада их запасами.
Вообщем, что видят, о том и пишут и говорят. Не припомню случая, чтобы кто-либо из обучаемых говорил, что проблема в управлении запасами связана с тем, что вклад управления запасами в чистую прибыль предприятия является недостаточным.
Между глубоким понимаем проблемы и наблюдением ее легко заметных симптомов или фактов есть большая разница. Логистические менеджеры и специалисты очень многих предприятий проблемы, связанные с управлением запасами, глубоко не понимают, но наблюдают и запоминают их симптомы-следствия. Это связано как с  качеством имеющихся у них знаний, непозволяющим правильно интепретировать наблюдения,так и с неправильно организованной их внешней мотивацией. Внутрення же мотивация к устранению этих симптомов-следствий очень часто не связана с необходимостью или желанием увеличить чистую прибыль предприятия для собственников.
Приведу несколько примеров  из своей практики обучения и экспертного управленческого консультирования по эффективному управлению запасами. На обучающем мероприятии по теме "Основы эффективного управления запасами Как надо" обучение проходила женщина, которая тогда работала на крупном промышленном предприятии начальником бюро ГСМ отдела снабжения. О своей наиболее важной проблеме, связанной с управлением запасами, которая привела ее на обучение, она сказала так: «На складе ГСМ должны поддерживаться увеличенные запасы во избежание сбоев производства из-за проблем с большим временем закупки ГСМ, вызванным необходимостью получения разрешения на каждую закупку от тендерного отдела управляющей компании». Анализ этой формулировки (как человек думает) однозначно показывает, что не понимается прямая связь между уровнем запасов и размером чистой прибыли предприятия. Логика другая: в закупки ГСМ вмешивается тендерный отдел, который должен исключить коррупционную составляющую в цене закупаемого ГСМ, которой может воспользоваться закупщик. Без разрешения тендерного отдела невозможна ни одна значимая по сумме закупка. Тендерный отдел может достаточно долго проверять параметры запланированной сделки и это значительно увеличивает время выполнения поставщиком заказа на пополнение запаса. В свою очередь, это заставляет закупать ГСМ большими партиями, чтобы ГСМ хватило для производства до того момента, когда поступит очередная большая поставка. Если вдруг ГСМ не хватит для производства, то это грозит увольнением закупщика. Таким образом, в описанной логистической ситуации значимыми признаны следующие факторы: во-первых, бесперебойность производства, во-вторых, риск быть уволенным из-за нехватки ГСМ, в-третьих, большое время работы тендерного отдела. Необходимость или возможность увеличения чистой прибыли за счет оптимального уменьшения (ограничения) затрат на управление запасами вообще не рассматривается. Эта ситуация типична для концепции максимизации уровня запаса, что приводит в ситуации этого предприятия с значительным излишним затратам на управление запасами и уменьшению за счет этого чистой прибыли предприятия. Интересным в этой ситуации является также то, что оптовая цена, по которой закупается ГСМ, оказывается практически такой же как розничная цена на АЗС в непосредственной близости от предприятия. В связи с этим  у обучаемых возникла интересная идея: заправку топливом производственной техники поручить этой АЗС, добившись от нее дополнительно скидки за большие розничные закупки, а также  значительно сократить затраты предприятия на хранение ГСМ, продав склад ГСМ предприятия.
Второй пример связан с торговым предприятием-импортером детских игрушек. Директор по закупкам говорила о проблемах в управлении запасами товаров так: «Надоело постоянно очень быстро закупать то, что вдруг просят менеджеры по продажам. То это им надо, то это, и очень часто внезапно. Отдел закупок – как горячий цех по исполненю пожеланий менеджеров по продажам. Хочу научиться спокойно и по плану закупать. В любом случае быстро не получается, так как поставщики в Китае». По моим наблюдениям идея и техники увеличения чистой прибыли за счет эффективного управления запасами были прослушаны как нечто само собой разумеющееся, т.е. без интузиазма и интереса. Очевидно, что постоянный оклад директора по закупкам явно способствует ее равнодушию в отношении чистой прибыли предприятия.
Третий пример связан с крупным промышленным предприятием рынка пива и касается управления запасами материальных ресурсов. На этом предприятии наблюдается регулярное  перепланирование плана производства готовой продукции в процессе его выполнения (планово нестабильное производство), неожиданный ввод новых SKU готовой продукции и вывод устаревших. Это означает, что сначала отдел планирования производства разработал объемно-календарный график производства готовой продукции, затем в процессе его выполнения от отдела продаж внезапно приходят требования, учет которых в графике производства приводит к его перепланированию. В результате отдел материально-технического снабжения не всегда готов к тому, что производство запросит в ближайшую неделю. В итоге на склад материальных ресурсов закупаются и загружаются запасы всех возможных материальных ресурсов «доверху». Производство в итоге счастливо: все, что ни попросишь – всегда есть. Несчастными оказываются акционеры предприятия, которые через высших руководителей требуют обеспечить бесперебойное производство, но ценой существенно меньших затрат на управление запасами материальных ресурсов, что соответствует большей чистой прибыли и большим дивидендам.
 Бизнес-консультант Чугунов Игорь Иванович,
 Diploma MBA Mgmt. (Open University, Great Britain),
 директор «Бизнес-консалтинга Игоря Чугунова», Киев,
 +38 067 327 34 60, + 38 044 572 02 13
 Высококачественное обучение тому, что в первую очередь необходимо в бизнесе для
 оптимального увеличения чистой прибыли, положительного чистого денежного потока
 и рыночной стоимости предприятия
(067) 327-34-60
(044) 572-02-13